Upaya Tertibkan Kearsipan dan Tingkatkan Penilaian, DPAD Inhil Lakukan Pemusnahan Arsip

indragirione.com - Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kabupaten Indragiri Hilir (Inhil) melakukan pemusnahan sejumlah arsip, sebagai bagian dari program penyusutan arsip di lingkup Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Inhil, Rabu 26 Agustus 2020.

Kegiatan yang digelar di Kantor DPAD Inhil, Jalan Swarna Bumi Tembilahan ini dipimpin langsung oleh Kepala DPAD H Yulizal didampingi Sekretaris Feri Irawan.

Tampak hadir perwakilan Inspektorat dan Bagian Hukum Setda, serta para Kepala Bidang, Kepala Seksi dan sejumlah Pejabat lainnya di lingkungan DPAD Inhil.

Yulizal dalam sambutannya mengatakan, pemusnahan arsip ini menjadi bagian penting dari program dan proses pengarsipan, serta tertib arsip pada DPAD Kabupaten Inhil, yaitu penciptaan, pengolahan dan penyusutan.

Tahapan pemusnahan arsip tersebut, lanjutnya, sudah melalui berbagai proses yang cukup panjang. Dimulai dari penelitian arsip, berupa penelitian jangka retensi atau masa aktif arsip. Pada tahapan ini arsip akan dipilah, arsip yang sudah tidak aktif akan dimusnahkan, sedangkan yang masih aktif tidak bisa dimusnahkan.

"Ada pula arsip yang bersifat permanen, misalnya surat perjanjian atau akta pendirian lembaga. Arsip permanen ini tak bisa dimusnahkan, karena akan menjadi bukti suatu klausul," ujar Yulizal.

Selain itu, pemusnahan arsip ini juga dalam upaya meningkatkan hasil pengawasan Kearsipan Eksternal Pemkab Inhil dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau, yang pada tahun 2019 lalu memperoleh nilai 31,84 persen atau kategori Buruk, sehingga menempatkan arsip Kabupaten Inhil pada peringkat 11 dari 12 kabupaten/kota di Provinsi Riau.

"Jadi, melalui pemusnahan ini kita ingin meningkatkan nilai kearsipan kita. Mudah-mudahan tahun 2020 ini kita tidak lagi di peringkat 11, paling tidak bisa naik ke peringkat 7 atau 8," harap Yulizal.

Untuk mewujudkan target tersebut, katanya lagi, selain melakukan pemusnahan terhadap arsip yang sudah tidak aktif, DPAD Inhil juga akan mengoptimalkan kinerja aparatur, dengan bekerja sepenuh hati, niat tulus dan ikhlas mendukung pembangunan dan kemajuan daerah.

"Yang pertama ini, kita lakukan pemusnahan arsip yang ada di DPAD Inhil. Selanjutnya, baru ke OPD-OPD lain di Kabupaten Inhil. Karena apalah artinya kita mendapat WTP, sementara arsip kita amburadul. Ini yang harus kita tertibkan bersama," tambahnya.

Senada dengan itu, Kepala Bidang Penyelenggaraan Kearsipan DPAD Inhil, H Suharta menjelaskan, arsip yang dimusnahkan tersebut adalah arsip yang tidak penting dan tidak aktif lagi, untuk menghemat tempat dan biaya.

"Pemusnahan ini sudah mendapat izin dari Bupati Inhil dan berdasarkan Surat dengan nomor 045/DPAD/VIII/2020/791.53," terangnya.